早年在一家美欧合资的大型企业工作，这家企业很特别，所有的工作沟通，包括工作汇报、工作面谈，工作会议等等，一律要求书面记录、签字确认。刚进入这家企业的时候，我是百般不适应，觉得过多过频的书面沟通没必要，可当若干年因不得已的原因离开这家企业后，才渐渐发现，那一句“没有记录就没有发生”的真谛，在管理上是多么受用。

作为经常给企业中高层管理者讲授管理技能与沟通技巧的沟通内训讲师，我深深感觉到大多数企业管理者在与员工沟通中的困惑：沟通渠道通畅，但沟而不通。作为管理者，沟通能力大多不是问题，可是沟通过的事项在下属没有得到执行时，他才发现，员工要么忘记了具体事项，要么不关注执行标准，甚至根本就不记得曾经的沟通了。所以我每当学员问到我关于工作沟通的问题，我少不了告诉他们，“一定要养成书面沟通的习惯”。

说起来容易，做起来就不简单，多年的培训与咨询经验，分享如下：

1、沟通不是一过性的，没有记录有效延续

我们都做过下属，我们都有亲身体会，上司的丰富语言词汇能让你非常明确并领悟的要求和标准是有多么不容易；作为下属，不少人同事用很随意的一句话表达的很正式的内容会有多大程度引起你的关注。所以，相对书面的沟通信息，对于你的工作沟通过程准确记录，对于与各级同事的工作交往准确性和依据性，都是不可或缺的。

2、沟通是信息的传导，没有信息的准确就没有沟通的高效

近些年流行执行力的观点。但是，我在2000年及以前培训实践的调查中发现，大多数学员喜欢谈到执行力的话题，却不能准确理解什么是执行力，更也不清楚怎么提升执行力？怎么做好执行？实际上，执行力就是所以可以提升管理目标达成的能力。我建议大家，从微细的工作细节开始开始累积自己的执行水平，提升自己的结果能力，而确保沟通信息的准确传播，养成书面沟通与记录的习惯就是非常可行的选项之一。

其次，沟通过程就是付出与收益的平衡，是利益的博弈。往往是没有书面记录，就没有“责任效应”，造成“口说无凭”的沟而不畅，通而无益的后果。

或许，我们总是认为，信任很重要，工作都要求书面化，会不会影响信任的问题。事实上，信任与书面的沟通化是无关的。在这里，我们可以与大家分享一点书面沟通技巧：

1、利用多渠道进行工作书面化

一般来说，所谓书面化，就是指白纸黑字，当然这是最有效的书面方式。但由于不同的沟通需要，有时候，一个短信、一个QQ信息甚至是一个微博留言都可以是工作书面沟通的形式。

2、帮助上司进行命令的书面化

有很多企业家、总经理等企业高层干部都是喜欢用口头或者电话来沟通工作的。而我要求我的学员，企业的管理者们，接到任务后能够要老板或直属上司当场确认的，立即起草一个正式文件由老板确认，不能当场确认的，第一时间让老板确认，一来，可以正式得到上司确认内容，防止，你执行了以后口说无凭；二来，也给领导一个反思的时间，思考一下，防止瞬间决策产生错误。这样几年下来，从来没有出现与上司之间沟通不到位的现象。

2、少开没有主题没有目标的会议

很多领导很喜欢给下属讲自己的感觉与观点，一有想法，就将下属叫过来灌输一通他的思想，然后自己又总是感觉下面的人执行力太差，但是将下面的人换了一茬也是这样，周而复始，恶性循环。

那么，遇到这样的现象，领导者就必须好好思考是不是给了下属准确的信息，我曾经“逼着”一个老板改变他的习惯：不容许他开没有事先准备的会议，所有会议都必须有材料准备，并提前知会给与会人员(当然，紧急事情除外)，会议上的决定一定要求下属部门形成完成的方案，上报后确认，这样通过一段时间以后，他就不再提没有人执行他的想法的事情了。

3、不接受口头的工作沟通

十多年前，笔者分管的某管理部门承担很多其他部门需配合的事情，有电话的、有口头的、聊天的信息，很多时候都容易产生遗漏、偏差，让深受困绕的该部门经理十分郁闷，后来我给她出了一个主意：只接受正式的部门事务联络函，其他信息视为无效信息，果然，一段时间后，问题迎刃而解。

当然，部门事务联络函的设计与使用也是有考究的，笔者曾经处理过一个两个部门的纠纷，行政部门要求策划部门配合做一个喷绘设计，发了一个联络函给对方，对方也收下了，但是，过了很长时间没有要到他想要的东西，就投诉到我那里，我叫他将部门事务联络函的原件拿来，一看：行政部门提交的要求是某时间内提交总经理审批，策划部门按时提交了，但是总经理初审没有通过，于是就耽搁了，于是，我只好对双方各打50板：行政部门发出需求不明确，策划部门接受需求不明确的信息导致工作失误。

4、领导养成不随口承诺的习惯。

我曾经的下属可能都有一个习惯。由于我向来只承认书面签署的意见，对于口头答应的东西，我的观点是口说无凭，所以大家都养成习惯，一定要有正式的报告申请，得到正式的批复才执行，当然，为了提高决策效率，手机信息、邮件也可以作为批复凭证。

通过方法，整个组织就可能形成好的工作习惯，起码在信息沟通这个领域，影响执行力的程度就大大降低。

当然，我并不推崇本本主义，一味强调所有东西都要形而上学，对于一些思想观点的沟通，非正式场合的交谈，还是组织沟通的很好补充，并不能排除。

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